Legislação

- Para o efeito da legislação tributária, não têm aplicação quaisquer disposições legais excludentes ou limitativas do direito de examinar mercadorias, livros, arquivos, documentos, papéis e efeitos comerciais ou fiscais, dos empresários e das sociedades, ou da obrigação destes de exibi-los ( Lei 5.172, de 25/10/1966 - Código Tributário Nacional, art. 195; Lei 10.406, de 10/01/2002 - Código Civil, art. 1.179).

§ 1º - Os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os comprovantes dos lançamentos neles efetuados serão conservados até que ocorra a prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que se refiram ( Lei 5.172/1966 - Código Tributário Nacional, art. 195, parágrafo único; Lei 8.212, de 24/07/1991, art. 32, § 11, com a redação dada pela Lei 11.941/2009, art. 26).

§ 2º - Os comprovantes da escrituração comercial e fiscal relativos a fatos que repercutem em lançamentos contábeis de exercícios futuros serão conservados até que se opere a decadência do direito de a Fazenda Pública constituir os créditos tributários relativos a esses exercícios (Lei 9.430, de 27/12/1996, art. 37).

- São também passíveis de exame os documentos mantidos em arquivos magnéticos ou assemelhados, encontrados no local da verificação, que tenham relação direta ou indireta com a atividade exercida pelo sujeito passivo (Lei 9.430/1996, art. 34).

- Os livros e documentos poderão ser examinados fora do estabelecimento do sujeito passivo, desde que lavrado termo escrito de retenção pela autoridade fiscal, em que se especifiquem a quantidade, espécie, natureza e condições dos livros e documentos retidos (Lei 9.430/1996, art. 35).

Parágrafo único - Os originais dos livros e dos documentos retidos devem ser devolvidos, mediante recibo, salvo se constituírem prova da prática de ilícito penal ou tributário, hipótese em que permanecerão retidos, extraindo-se cópia para entrega ao interessado (Lei 9.430/1996, art. 35, §§ 1º e 2º).

- A autoridade fiscal encarregada de diligência ou fiscalização poderá promover a lacração de móveis, caixas, cofres ou depósitos onde se encontrarem arquivos e documentos, toda vez que ficar caracterizada a resistência ou embaraço à fiscalização, ou ainda quando as circunstâncias ou a quantidade de documentos não permitirem a sua identificação e conferência no local ou no momento em que foram encontrados (Lei 9.430/1996, art. 36).

Parágrafo único - O sujeito passivo e demais responsáveis serão previamente notificados para acompanharem o procedimento de rompimento do lacre e de identificação dos elementos de interesse da fiscalização (Lei 9.430/1996, art. 36, parágrafo único).

- O sujeito passivo usuário de sistemas de processamento de dados deverá manter documentação técnica completa e atualizada do sistema, suficiente para possibilitar sua auditoria, facultada a manutenção em meio magnético, sem prejuízo da sua emissão gráfica, quando solicitada (Lei 9.430/1996, art. 38).

- As pessoas jurídicas que utilizarem sistemas de processamento eletrônico de dados para registrar negócios e atividades econômicas ou financeiras, escriturar livros ou elaborar documentos de natureza contábil ou fiscal ficam obrigadas a manter, à disposição da Secretaria da Receita Federal do Brasil, os respectivos arquivos digitais e sistemas, pelo prazo decadencial previsto na legislação tributária (Lei 8.218, de 29/08/1991, art. 11, com a redação dada pela Medida Provisória 2.158-35, de 24/08/2001, art. 72).

§ 1º - A Secretaria da Receita Federal do Brasil poderá estabelecer prazo inferior ao previsto no caput, que poderá ser diferenciado segundo o porte da pessoa jurídica (Lei 8.218/1991, art. 11, § 1º, com a redação dada pela Medida Provisória 2.158- 35/2001, art. 72).

§ 2º - A Secretaria da Receita Federal do Brasil expedirá os atos necessários para estabelecer a forma e o prazo em que os arquivos digitais e sistemas deverão ser apresentados (Lei 8.218/1991, art. 11, § 3º, com a redação dada pela Medida Provisória 2.158- 35/2001, art. 72).

§ 3º - Os atos a que se refere o § 2º poderão ser expedidos por autoridade designada pelo Secretário da Receita Federal do Brasil (Lei 8.218/1991, art. 11, § 4º, com a redação dada pela Medida Provisória 2.158- 35/2001, art. 72).