Legislação

- A empresa é também obrigada a: [[Veja Lei 8.212/1991, art. 32. Veja Decreto 3.048/1999, art. 273.]]

I - preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;

II - lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos;

III - prestar ao Instituto Nacional do Seguro Social e à Secretaria da Receita Federal todas as informações cadastrais, financeiras e contábeis de interesse dos mesmos, na forma por eles estabelecida, bem como os esclarecimentos necessários à fiscalização;

IV - informar mensalmente ao Instituto Nacional do Seguro Social, por intermédio da Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social, na forma por ele estabelecida, dados cadastrais, todos os fatos geradores de contribuição previdenciária e outras informações de interesse daquele Instituto; [[Veja Decreto 3.048/1999, art. 284.]]

V - (Revogado pelo Decreto 10.410, de 30/06/2020, art. 6º, XLV)

Redação anterior: [V - encaminhar ao sindicato representativo da categoria profissional mais numerosa entre seus empregados, até o dia dez de cada mês, cópia da Guia da Previdência Social relativamente à competência anterior; e] [[Veja Decreto 3.048/1999, art. 287. (multa)]]

VI - afixar cópia da Guia da Previdência Social, relativamente à competência anterior, durante o período de um mês, no quadro de horário de que trata o art. 74 da CLT. [[CLT, art. 74. Veja Decreto 3.048/1999, art. 287. (multa)]]

VII - informar, anualmente, à Secretaria da Receita Federal do Brasil, na forma por ela estabelecida, o nome, o número de inscrição na previdência social e o endereço completo dos segurados de que trata o inciso III do § 15 do art. 9º, por ela utilizados no período, a qualquer título, para distribuição ou comercialização de seus produtos, sejam eles de fabricação própria ou de terceiros, sempre que se tratar de empresa que realize vendas diretas. [[Decreto 3.048/1999, art. 9º.]]

VIII - comunicar, mensalmente, os empregados a respeito dos valores descontados de sua contribuição previdenciária e, quando for o caso, dos valores da contribuição do empregador incidentes sobre a remuneração do mês de competência por meio de contracheque, recibo de pagamento ou documento equivalente.

§ 1º - As informações prestadas na Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social servirão como base de cálculo das contribuições arrecadadas pelo INSS, comporão a base de dados para fins de cálculo e concessão dos benefícios previdenciários, bem como constituir-se-ão em termo de confissão de dívida, na hipótese do não-recolhimento.

§ 2º - A entrega da Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social deverá ser efetuada na rede bancária, conforme estabelecido pelo Ministério da Previdência e Assistência Social, até o dia sete do mês seguinte àquele a que se referirem as informações.

Redação anterior: [§ 2º - A entrega da Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social deverá ser efetuada em meio magnético, conforme estabelecido pelo Ministério da Previdência e Assistência Social, ou mediante formulário, na rede bancária, até o dia sete do mês seguinte àquele a que se referirem as informações.]

§ 3º - A Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social é exigida relativamente a fatos geradores ocorridos a partir de janeiro de 1999.

§ 4º - O preenchimento, as informações prestadas e a entrega da Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social são de inteira responsabilidade da empresa.

§ 5º - A empresa manterá arquivados os documentos comprobatórios do cumprimento das obrigações de que trata este artigo e os documentos comprobatórios do pagamento de benefícios previdenciários reembolsados até que ocorra a prescrição relativa aos créditos decorrentes das operações a que os documentos se refiram, observados o disposto no § 22 e nas normas estabelecidas pela Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil do Ministério da Economia e pelo Conselho Curador do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço.

Redação anterior (do Decreto 4.729, de 09/06/2003, art. 1º): [§ 5º - A empresa deverá manter à disposição da fiscalização, durante dez anos, os documentos comprobatórios do cumprimento das obrigações referidas neste artigo, observados o disposto no § 22 e as normas estabelecidas pelos órgãos competentes.]

Redação anterior (original): [§ 5º - A empresa deverá manter à disposição da fiscalização, durante 10 anos, os documentos comprobatórios do cumprimento das obrigações referidas neste artigo, observadas as normas estabelecidas pelos órgãos competentes.]

§ 6º - O Instituto Nacional do Seguro Social e a Caixa Econômica Federal estabelecerão normas para disciplinar a entrega da Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social, nos casos de rescisão contratual.

§ 7º - (Revogado pelo Decreto 10.410, de 30/06/2020, art. 6º, XLV)

Redação anterior: [§ 7º - A comprovação dos pagamentos de benefícios reembolsados à empresa também deve ser mantida à disposição da fiscalização durante 10 anos.] [[Veja Decreto 3.048/1999, art. 84.]]

§ 8º - O disposto neste artigo aplica-se, no que couber, aos demais contribuintes e ao adquirente, consignatário ou cooperativa, sub-rogados na forma deste Regulamento.

§ 9º - A folha de pagamento de que trata o inciso I do caput, elaborada mensalmente, de forma coletiva por estabelecimento da empresa, por obra de construção civil e por tomador de serviços, com a correspondente totalização, deverá:

I - discriminar o nome dos segurados, indicando cargo, função ou serviço prestado;

II - agrupar os segurados por categoria, assim entendido: segurado empregado, trabalhador avulso, contribuinte individual;

Redação anterior: [II - agrupar os segurados por categoria, assim entendido: segurado empregado, trabalhador avulso, empresário, trabalhador autônomo ou a este equiparado, e demais pessoas físicas;]

III - destacar o nome das seguradas em gozo de salário-maternidade;

IV - destacar as parcelas integrantes e não integrantes da remuneração e os descontos legais; e

V - indicar o número de quotas de salário-família atribuídas a cada segurado empregado ou trabalhador avulso.

§ 10 - No que se refere ao trabalhador portuário avulso, o órgão gestor de mão-de-obra elaborará a folha de pagamento por navio, mantendo-a disponível para uso da fiscalização do Instituto Nacional do Seguro Social, indicando o operador portuário e os trabalhadores que participaram da operação, detalhando, com relação aos últimos:

I - os correspondentes números de registro ou cadastro no órgão gestor de mão-de-obra;

II - o cargo, função ou serviço prestado;

III - os turnos em que trabalharam; e

IV - as remunerações pagas, devidas ou creditadas a cada um dos trabalhadores e a correspondente totalização.

§ 11 - No que se refere ao parágrafo anterior, o órgão gestor de mão-de-obra consolidará as folhas de pagamento relativas às operações concluídas no mês anterior por operador portuário e por trabalhador portuário avulso, indicando, com relação a estes, os respectivos números de registro ou cadastro, as datas dos turnos trabalhados, as importâncias pagas e os valores das contribuições previdenciárias retidas.

§ 12 - Para efeito de observância do limite máximo da contribuição do segurado trabalhador avulso, de que trata o art. 198, o órgão gestor de mão-de-obra manterá resumo mensal e acumulado, por trabalhador portuário avulso, dos valores totais das férias, do décimo terceiro salário e das contribuições previdenciárias retidas. [[Decreto 3.048/1999, art. 198.]]

§ 13 - Os lançamentos de que trata o inc. II do caput, devidamente escriturados nos livros Diário e Razão, serão exigidos pela fiscalização após noventa dias contados da ocorrência dos fatos geradores das contribuições, devendo, obrigatoriamente:

I - atender ao princípio contábil do regime de competência; e

II - registrar, em contas individualizadas, todos os fatos geradores de contribuições previdenciárias de forma a identificar, clara e precisamente, as rubricas integrantes e não integrantes do salário-de-contribuição, bem como as contribuições descontadas do segurado, as da empresa e os totais recolhidos, por estabelecimento da empresa, por obra de construção civil e por tomador de serviços.

§ 14 - A empresa deverá manter à disposição da fiscalização os códigos ou abreviaturas que identifiquem as respectivas rubricas utilizadas na elaboração da folha de pagamento, bem como os utilizados na escrituração contábil.

§ 15 - A exigência prevista no inc. II do caput não desobriga a empresa do cumprimento das demais normas legais e regulamentares referentes à escrituração contábil.

§ 16 - São desobrigadas de apresentação de escrituração contábil:

Redação anterior: [§ 16 - São dispensados da escrituração contábil:]

I - o pequeno comerciante, nas condições estabelecidas pelo Decreto-lei 486, de 03/03/69, e seu Regulamento;

II - a pessoa jurídica tributada com base no lucro presumido, de acordo com a legislação tributária federal, desde que mantenha a escrituração do Livro Caixa e Livro de Registro de Inventário; e

III - a pessoa jurídica que optar pela inscrição no Sistema Integrado de Pagamento de Impostos e Contribuições das Microempresas e Empresas de Pequeno Porte, desde que mantenha escrituração do Livro Caixa e Livro de Registro de Inventário.

§ 17 - A empresa, agência ou sucursal estabelecida no exterior deverá apresentar os documentos comprobatórios do cumprimento das obrigações referidas neste artigo à sua congênere no Brasil, observada a solidariedade de que trata o art. 222. [[Decreto 3.048/1999, art. 222.]]

§ 18 - Para o cumprimento do disposto no inc. V do caput serão observadas as seguintes situações:

I - caso a empresa possua mais de um estabelecimento localizado em base geográfica diversa, a cópia da Guia da Previdência Social será encaminhada ao sindicato representativo da categoria profissional mais numerosa entre os empregados de cada estabelecimento;

II - a empresa que recolher suas contribuições em mais de uma Guia da Previdência Social encaminhará cópia de todas as guias;

III - a remessa poderá ser efetuada por qualquer meio que garanta a reprodução integral do documento, cabendo à empresa manter, em seus arquivos, prova do recebimento pelo sindicato; e

IV - cabe à empresa a comprovação, perante a fiscalização do INSS, do cumprimento de sua obrigação frente ao sindicato.

§ 19 - O órgão gestor de mão-de-obra deverá, quando exigido pela fiscalização do INSS, exibir as listas de escalação diária dos trabalhadores portuários avulsos, por operador portuário e por navio. [[Veja Decreto 3.048/1999, art. 288. (multa pelo descumprimento)]]

§ 20 - Caberá exclusivamente ao órgão gestor de mão-de-obra a responsabilidade pela exatidão dos dados lançados nas listas diárias referidas no parágrafo anterior. [[Veja Decreto 3.048/1999, art. 288. (multa pelo descumprimento)]]

§ 21 - Fica dispensado do cumprimento do disposto nos incs. V e VI do caput o contribuinte individual, em relação a segurado que lhe presta serviço.

Redação anterior: [§ 21 - Fica dispensado do cumprimento do disposto nos incs. V e VI do caput o trabalhador autônomo ou a este equiparado, em relação a segurado que lhe presta serviço.]

§ 22 - A empresa que utiliza sistema de processamento eletrônico de dados para o registro de negócios e atividades econômicas, escrituração de livros ou produção de documentos de natureza contábil, fiscal, trabalhista e previdenciária fica obrigada a arquivar e conservar, devidamente certificados, os sistemas e os arquivos, em meio eletrônico ou assemelhado, durante o prazo decadencial de que trata o art. 348, os quais ficarão à disposição da fiscalização. [[Decreto 3.048/1999, art. 348.]]

Redação anterior (original): [§ 22 - A empresa que utiliza sistema de processamento eletrônico de dados para o registro de negócios e atividades econômicas, escrituração de livros ou produção de documentos de natureza contábil, fiscal, trabalhista e previdenciária é obrigada a arquivar e conservar, devidamente certificados, os respectivos sistemas e arquivos, em meio digital ou assemelhado, durante dez anos, à disposição da fiscalização.]

§ 23 - A cooperativa de trabalho e a pessoa jurídica são obrigadas a efetuar a inscrição no Instituto Nacional do Seguro Social dos seus cooperados e contratados, respectivamente, como contribuintes individuais, se ainda não inscritos.

§ 24 - A empresa ou cooperativa adquirente, consumidora ou consignatária da produção fica obrigada a fornecer ao segurado especial cópia do documento fiscal de entrada da mercadoria, onde conste, além do registro da operação realizada, o valor da respectiva contribuição previdenciária.

§ 25 - A contribuição do empregador de que trata o inciso VIII do caput compreende aquela destinada ao seguro de acidentes do trabalho e ao financiamento da aposentadoria especial, sem prejuízo de outras contribuições incidentes sobre a remuneração do empregado.

- O Município, por intermédio do órgão competente, fornecerá ao INSS, para fins de fiscalização, mensalmente, relação de todos os alvarás para construção civil e documentos de [habite-se] concedidos, de acordo com critérios estabelecidos pelo referido Instituto.

§ 1º - A relação a que se refere o caput será encaminhada ao INSS até o dia 10 do mês seguinte àquele a que se referirem os documentos.

Redação anterior (original): [§ 1º - A relação a que se refere o parágrafo anterior será encaminhada ao INSS até o dia 10 do mês seguinte àquele a que se referirem os documentos.]

§ 2º - O encaminhamento da relação fora do prazo ou a sua falta e a apresentação com incorreções ou omissões sujeitará o dirigente do órgão municipal à penalidade prevista na alínea [f] do inc. I do art. 283. [[Decreto 3.048/1999, art. 283.]]

- (Revogado pelo Decreto 8.302, de 04/09/2014, art. 1º. Vigência em 20/10/2014).

Redação anterior (do Decreto 4.729, de 09/06/2003, art. 1º): [Art. 227 - As instituições financeiras mencionadas no inciso V do caput do art. 257 ficam obrigadas a verificar, por meio da internet, a autenticidade da Certidão Negativa de Débito - CND apresentadas pelas empresas com as quais tenham efetuado operações de crédito com recursos ali referidos, conforme especificação técnica a ser definida pelo Instituto Nacional do Seguro Social.]

Redação anterior (original): [Art. 227 - As instituições financeiras mencionadas no inc. V do caput do art. 257 ficam obrigadas a fornecer, mensalmente, a relação das empresas com as quais tenham efetuado operações de crédito com recursos ali referidos, conforme especificação técnica a ser definida pelo INSS.] [[Decreto 3.048/1999, art. 257. Veja Decreto 3.048/1999, art. 287, parágrafo único. (multa pelo descumprimento)]]

- O titular do Cartório de Registro Civil de Pessoas Naturais remeterá ao INSS, no prazo de um dia útil, pelo Sistema Nacional de Informações de Registro Civil, ou pelo sistema que venha a substituí-lo, a relação dos nascimentos, dos natimortos, dos casamentos, dos óbitos, das averbações, das anotações e das retificações registradas na serventia.

§ 1º - Para os Municípios que não dispõem de provedor de conexão à internet ou de qualquer meio de acesso à internet, fica autorizada a remessa da relação no prazo de cinco dias úteis, conforme critérios definidos pelo INSS.

§ 2º - Os registros de nascimento e de natimorto conterão, obrigatoriamente, as seguintes informações do registrado e da filiação:

I - nome completo;

II - número de inscrição no CPF;

III - sexo; e

IV - data e local de nascimento.

§ 3º - Os registros de casamento e de óbito conterão, obrigatoriamente, as seguintes informações do registrado:

I - nome completo;

II - número de inscrição no CPF;

III - sexo; e

IV - data e local de nascimento do registrado.

§ 4º - Além das informações a que se refere o § 3º, constarão dos registros de casamento e de óbito, caso estejam disponíveis, os seguintes dados:

I - número de inscrição no PIS ou no Pasep;

II - NIT;

III - número de benefício previdenciário ou assistencial, se o falecido for titular de qualquer benefício pago pelo INSS;

IV - número de registro da carteira de identidade e órgão emissor;

V - número do título de eleitor; e

VI - número de registro e série da Carteira de Trabalho e Previdência Social.

§ 5º - Na hipótese de não haver sido registrado nascimento, natimorto, casamento, óbito ou averbação, anotação e retificação no mês, o titular do Cartório de Registro Civil de Pessoas Naturais comunicará este fato ao INSS até o quinto dia útil do mês subsequente, na forma estabelecida pelo INSS.

§ 6º - O descumprimento de obrigação imposta por este artigo e o fornecimento de informação inexata sujeitarão o titular do Cartório de Registro Civil de Pessoas Naturais, além de outras penalidades, à penalidade prevista na alínea [e] do inciso I do caput do art. 283 e a ação regressiva, na forma estabelecida pelo INSS. [[Decreto 3.048/1999, art. 283.]]

Redação anterior: [Art. 228 - O titular de cartório de registro civil e de pessoas naturais fica obrigado a comunicar, até o dia 10 de cada mês, na forma estabelecida pelo INSS, o registro dos óbitos ocorridos no mês imediatamente anterior, devendo da comunicação constar o nome, a filiação, a data e o local de nascimento da pessoa falecida.
Parágrafo único - No caso de não haver sido registrado nenhum óbito, deverá o titular do cartório comunicar esse fato ao INSS, no prazo estipulado no caput.] [[Veja Decreto 3.048/1999, art. 367.]]