Legislação

- Constitui fato gerador da obrigação acessória qualquer situação que, na forma da legislação aplicável, impõe a prática ou a abstenção de ato que não constitua a obrigação principal.

Parágrafo único - O descumprimento de obrigação acessória sujeita o infrator à multa variável aplicada na forma dos arts. 475 a 485.

- A empresa e o equiparado, sem prejuízo do cumprimento de outras obrigações acessórias previstas na legislação previdenciária, estão obrigados a:

I - inscrever, no RGPS, os segurados empregados e os trabalhadores avulsos a seu serviço, observado o disposto no § 1º;

II - inscrever, quando pessoa jurídica, como contribuintes individuais no RGPS, a partir de 01/04/2003, as pessoas físicas contratadas sem vínculo empregatício e os sócios cooperados, no caso de cooperativas de trabalho e de produção, se ainda não inscritos;

III - elaborar folha de pagamento mensal da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, de forma coletiva por estabelecimento, por obra de construção civil e por tomador de serviços, com a correspondente totalização e resumo geral, nela constando:

a) discriminados, o nome de cada segurado e respectivo cargo, função ou serviço prestado;

b) agrupados, por categoria, os segurados empregado, trabalhador avulso e contribuinte individual;

c) identificados, os nomes das seguradas em gozo de saláriomaternidade;

d) destacadas, as parcelas integrantes e as não-integrantes da remuneração e os descontos legais;

e) indicado, o número de cotas de salário-família atribuídas a cada segurado empregado ou trabalhador avulso;

IV - lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições sociais a cargo da empresa, as contribuições sociais previdenciárias descontadas dos segurados, as decorrentes de subrogação, as retenções e os totais recolhidos, observado o disposto nos §§ 5º, 6º e 8º e ressalvado o disposto no § 7º;

V - fornecer ao contribuinte individual que lhes presta serviços, comprovante do pagamento de remuneração, consignando a identificação completa da empresa, inclusive com o seu número no CNPJ, o número de inscrição do segurado no RGPS, o valor da remuneração paga, o desconto da contribuição efetuado e o compromisso de que a remuneração paga será informada na GFIP e a contribuição correspondente será recolhida;

VI - prestar à RFB todas as informações cadastrais, financeiras e contábeis de interesse desta, na forma por esta estabelecida, bem como os esclarecimentos necessários à fiscalização;

VII - exibir à fiscalização da RFB, quando intimada para tal, todos os documentos e livros com as formalidades legais intrínsecas e extrínsecas, relacionados com as contribuições sociais;

VIII - informar mensalmente, à RFB e ao Conselho Curador do FGTS, em GFIP emitida por estabelecimento da empresa, com informações distintas por tomador de serviço e por obra de construção civil, os dados cadastrais, os fatos geradores, a base de cálculo e os valores devidos das contribuições sociais e outras informações de interesse da RFB e do INSS ou do Conselho Curador do FGTS, na forma estabelecida no Manual da GFIP;

IX - matricular-se no CEI, dentro do prazo de 30 (trinta) dias contados da data do início de suas atividades, quando não inscrita no CNPJ;

X - matricular no CEI obra de construção civil executada sob sua responsabilidade, dentro do prazo de 30 (trinta) dias contados do início da execução;

XI - comunicar ao INSS acidente de trabalho ocorrido com segurado empregado e trabalhador avulso, até o 1º (primeiro) dia útil seguinte ao da ocorrência e, em caso de morte, de imediato;

XII - elaborar e manter atualizado Laudo Técnico de Condições Ambientais do Trabalho (LTCAT) com referência aos agentes nocivos existentes no ambiente de trabalho de seus trabalhadores, conforme disposto no inciso V do art. 291;

XIII - elaborar e manter atualizado Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) abrangendo as atividades desenvolvidas por trabalhador exposto a agente nocivo existente no ambiente de trabalho e fornecer ao trabalhador, quando da rescisão do contrato de trabalho, cópia autêntica deste documento, conforme disposto no inciso VI do art. 291 e no art. 295;

XIV - elaborar e manter atualizadas as demonstrações ambientais de que tratam os incisos I a IV do art. 291, quando exigíveis em razão da atividade da empresa.

§ 1º - A inscrição do segurado empregado é efetuada diretamente na empresa, mediante preenchimento dos documentos que o habilitem ao exercício da atividade, formalizado pelo contrato de trabalho, e a inscrição dos trabalhadores avulsos é efetuada diretamente no OGMO, no caso dos portuários, ou no sindicato de classe, nos demais casos, mediante cadastramento e registro do trabalhador, respectivamente, no OGMO ou sindicato.

§ 1º-A - Durante a implementação progressiva do Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) e da Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf), conforme calendário fixado por Resolução do Comitê Diretivo do eSocial e por Instrução Normativa da RFB:

I - a inscrição no RGPS dos segurados previstos nos incisos I e II do caput dar-se-á na forma prevista nos citados incisos e mediante o envio, com sucesso, dos eventos S-2200 e S-2300 ao eSocial;

II - a obrigação acessória prevista no inciso III do caput será cumprida na forma prevista no citado inciso e mediante o envio, com sucesso, dos eventos S-1200, S-1202 e S-1210 ao eSocial;

III - a obrigação acessória prevista no inciso VIII do caput será cumprida na forma prevista no citado inciso e mediante o envio, com sucesso, dos eventos S-1299 - Fechamento dos Eventos Periódicos ao eSocial e R-2099 - Fechamento dos Eventos Periódicos à EFD-Reinf; e

IV - as obrigações acessórias previstas nos incisos XI e XIII do caput serão cumpridas nas formas previstas nos citados incisos e mediante o envio, com sucesso, dos eventos S-1060, S-2210, S-2220, S-2240 e S-2241, relativos a Saúde e Segurança do Trabalhador (SST), ao eSocial.

§ 1º-B - Após a implementação do eSocial e da EFD-Reinf, em conformidade com o disposto no § 1º do art. 2º do Decreto 8.373, de 11/12/2014, será emitido ato normativo da RFB fixando o termo a quo, a partir do qual as obrigações acessórias previstas nos incisos I, II, III, VIII, XI e XIII do caput passarão a ser cumpridas integralmente mediante o envio dos eventos pertinentes ao eSocial e à EFD-Reinf.

§ 1º-C - A partir da competência julho de 2018 (para o 1º grupo), janeiro de 2019 (para o 2º grupo) e julho de 2019 (para o 3º grupo), conforme calendário de implementação progressiva do eSocial e da EFD-Reinf, publicados, respectivamente, em Resolução do Comitê Diretivo do eSocial e em ato da RFB, as contribuições sociais previdenciárias serão recolhidas por meio de Documento de Arrecadação de Receitas Federais (Darf), gerado no sistema Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos (DCTFWeb), conforme disciplinado em ato específico da RFB.

§ 2º - A empresa deve manter, em cada estabelecimento e obra de construção civil executada sob sua responsabilidade, uma cópia da respectiva folha de pagamento.

§ 3º - A filiação e a inscrição do trabalhador de que trata o inciso XXX do art. 6º na Previdência Social decorre, automaticamente, da sua inclusão, pelo empregador, na GFIP.

§ 4º - A responsabilidade pela preparação das folhas de pagamento dos trabalhadores avulsos portuários e não-portuários é do OGMO ou do sindicato de trabalhadores avulsos, respectivamente, conforme estabelecido nos arts. 264 e 278.

§ 5º - Os lançamentos de que trata o inciso IV do caput, escriturados nos Livros Diário e Razão, são exigidos pela fiscalização após 90 (noventa) dias contados da ocorrência dos fatos geradores das contribuições sociais, devendo:

I - atender ao princípio contábil do regime de competência;

II - registrar, em contas individualizadas, todos os fatos geradores de contribuições sociais de forma a identificar, clara e precisamente, as rubricas integrantes e as não-integrantes do salário-de-contribuição, bem como as contribuições sociais previdenciárias descontadas dos segurados, as contribuições sociais a cargo da empresa, os valores retidos de empresas prestadoras de serviços, os valores pagos a cooperativas de trabalho e os totais recolhidos, por estabelecimento da empresa, por obra de construção civil e por tomador de serviços.

§ 6º - As exigências previstas no inciso IV do caput e no § 4º não desobrigam a empresa do cumprimento das demais normas legais e regulamentares referentes à escrituração contábil.

§ 7º - Estão desobrigados da apresentação de escrituração contábil, inclusive quanto à obrigatoriedade de o incorporador manter escrituração contábil segregada para cada incorporação submetida ao regime especial tributário do patrimônio de afetação, de acordo com o art. 7º da Lei 10.931/2004:

I - as pessoas físicas equiparadas a empresa, previstas nos incisos I e VI do § 4º do art. 3º, matriculadas no CEI;

II - o pequeno comerciante, nas condições estabelecidas pelo Decreto-lei 486, de 3/03/1969, e no Decreto 64.567, de 22/05/1969;

III - a pessoa jurídica tributada com base no lucro presumido, de acordo com a Legislação Tributária Federal, e a pessoa jurídica optante pelo Sistema Integrado de Pagamento de Impostos e Contribuições das Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (SIMPLES) ou pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional), desde que escriturem Livro Caixa e Livro de Registro de Inventário.

§ 8º - Para fins do disposto nos incisos III e IV do caput, a empresa deve manter à disposição da fiscalização da RFB os códigos ou abreviaturas que identifiquem as respectivas rubricas utilizadas na elaboração das folhas de pagamento, bem como as utilizadas na escrituração contábil.

§ 9º - Para o fim previsto no inciso IV do caput, a empresa prestadora de serviços está obrigada a destacar nas notas fiscais, nas faturas ou nos recibos de prestação de serviços emitidos, o valor da retenção para a Previdência Social, na forma estabelecida nos arts. 126 e 127.

§ 10 - Estão obrigados, também, ao cumprimento da obrigação acessória prevista no inciso VII do caput, o segurado do RGPS, o serventuário da justiça, o titular de serventia extrajudicial, o síndico de massa falida ou seu representante, o administrador judicial definido pela Lei 11.101/2005, o comissário e o liquidante de empresa em liquidação judicial ou extrajudicial, relativamente aos documentos e livros sob sua guarda ou de sua responsabilidade.

§ 11 - Para o fim do inciso VIII do caput, considera-se informado à RFB quando da entrega da GFIP, conforme definição contida no Manual da GFIP.

§ 12 - O contribuinte que deixar de apresentar a GFIP no prazo fixado ou que a apresentar com incorreções ou omissões será intimado a apresentá-la ou a prestar esclarecimentos e sujeitar-se-á às multas por descumprimento da obrigação acessória, aplicadas na forma do art. 476.

§ 13 - A empresa deve manter à disposição da RFB, pelo prazo decadencial previsto na legislação tributária, os documentos comprobatórios do cumprimento das obrigações acessórias referidas neste artigo, ressalvado o disposto no art. 48 e observadas as normas estabelecidas pelos órgãos competentes.

§ 14 - Nas situações previstas nos §§ 3º e 4º do art. 6º, quando o servidor civil for filiado ao RGPS no órgão ou entidade de sua origem, as obrigações previstas neste artigo, especialmente quanto à elaboração da folha de pagamento, do desconto e recolhimento da contribuição do segurado e da contribuição patronal devida, bem como da prestação de informações em GFIP, são de responsabilidade:

I - do órgão ou entidade cedente ou requisitada, em relação à remuneração por ela paga, inclusive na hipótese de reembolso pelo órgão ou entidade cessionária ou requisitante; e

II - do órgão ou entidade cessionária ou requisitante em relação à parcela de remuneração por ela paga, exceto aquela que caracterize o reembolso referido no inciso I.

§ 15 - Na hipótese do § 14, cada fonte pagadora efetuará o recolhimento e prestará as informações em GFIP no respectivo CNPJ, respeitado o limite máximo do salário-de-contribuição e observadas, quanto à GFIP, as orientações do respectivo Manual, especialmente as relativas à informação de múltiplas fontes pagadoras.

§ 16. A empresa ou equiparado é obrigado a informar, anualmente, à RFB, na forma por ela estabelecida, o nome, o número de inscrição na previdência social e o endereço completo dos segurados de que trata o inciso III do § 15 do art. 9º do RPS, por ela utilizados no período, a qualquer título, para distribuição ou comercialização de seus produtos, sejam eles de fabricação própria ou de terceiros, sempre que se tratar de empresa que realize vendas diretas.

§ 17. A falta de entrega da GFIP na forma, prazo e condições estabelecidos pela RFB, impede a expedição da certidão de prova de regularidade fiscal perante a Fazenda Nacional.

- A empresa que utiliza sistema de processamento eletrônico de dados para o registro de negócios e atividades econômicas, escrituração de livros ou produção de documentos de natureza contábil, fiscal, trabalhista e previdenciária está obrigada a arquivar e a armazenar, certificados, os respectivos arquivos e sistemas, em meio digital ou assemelhado, mantendo-os à disposição da RFB, pelo prazo decadencial previsto na legislação tributária.

§ 1º - A certificação de arquivos e sistemas, prevista no caput, é definida e normatizada nos termos do art. 4º da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24/08/2001.

§ 2º - A RFB não procederá à certificação de arquivos e sistemas apresentados pelas empresas na forma prevista no caput, devendo a mesma ser realizada pelas instituições autorizadas.

§ 3º - Fica a critério da empresa a escolha da forma ou do processo de armazenamento dos arquivos e sistemas previsto no caput.

§ 4º - Ficam dispensadas do cumprimento da obrigação de que trata o caput deste artigo as empresas optantes pelo Sistema Integrado de Pagamento de Impostos e Contribuições das Microempresas e Empresas de Pequeno Porte - SIMPLES, de que trata a Lei 9.317, de 5/12/1996.

- A pessoa jurídica que utilizar os sistemas referidos no caput do art. 48, quando intimada pela fiscalização da RFB, deverá apresentar, no prazo estipulado na intimação, a documentação técnica completa e atualizada dos sistemas e arquivos solicitados.

Parágrafo único - Quando do recebimento dos arquivos solicitados na forma do caput, os mesmos serão autenticados pelo Auditor- Fiscal da Receita Federal do Brasil (AFRFB), na presença do representante legal da empresa ou pessoa autorizada mediante procuração pública ou particular, por sistema de autenticação de arquivos, disponível no sítio da RFB na Internet, no endereço < http:// www. receita. fazenda. gov. br>.

- Compete à RFB estabelecer a forma de apresentação, a documentação de acompanhamento e as especificações técnicas dos arquivos digitais de que trata o art. 48.

Parágrafo único - A critério da autoridade requisitante, os arquivos digitais poderão ser recebidos em forma diferente da estabelecida pela RFB, inclusive em decorrência de exigência de outros órgãos públicos.