Legislação

- A fase instrutória do processo administrativo previdenciário constitui-se pela reunião dos elementos necessários ao reconhecimento do direito ou serviço pleiteado, cabendo solicitação de documentação adicional apenas quando as informações não estiverem disponíveis em base de dados próprias ou de outros órgãos públicos.

Parágrafo único - Quando os documentos apresentados não forem suficientes e esgotadas as possibilidades de obtenção pelo requerente, o INSS, respeitadas as especificidades de cada procedimento, poderá:

I - emitir ofício a empresas ou órgãos;

II - processar JA; e

III - realizar pesquisa externa.

- Aplicam-se as orientações desta Seção aos documentos em meio físico apresentados ao INSS, entendendo-se por:

I - documento: unidade de registro de informações, independentemente do formato, do suporte ou da natureza;

II - conferência: ato de verificar no que concordam e no que divergem dois objetos confrontados;

III - autenticação de documento: declaração de que a cópia de um determinado documento reproduz fielmente o original;

IV - cópia autenticada administrativamente: produzida a partir da confrontação com o documento original, realizada pelos próprios servidores do INSS, bem como, por outros servidores ou profissionais cuja autorização para autenticação decorra de lei;

V - cópia simples não autenticada: resultado da reprodução de um documento, que não foi objeto de autenticação;

VI - validade: condição do documento que tem valor legal e cumpre todas as exigências determinadas pela lei;

VII - valor probante: característica do documento que tem valor de prova;

VIII - autenticidade de documento: certeza de que o documento emana do autor nele mencionado e que se apresenta ileso, sendo exatamente aquele que foi produzido, sem ter sido alterado, corrompido ou adulterado em seu conteúdo, após a sua criação;

IX - integridade de documento: estado do documento que se encontra completo e que não sofreu nenhum tipo de corrupção ou alteração não autorizada nem documentada, sendo capaz de transmitir exatamente a mensagem que levou à sua produção, de maneira a atingir seus objetivos; e

X - contemporaneidade documental: atributo dos documentos aptos a comprovar fatos ocorridos à época de sua emissão.

§ 1º - Quando se tratar de documento em meio físico que originalmente seja constituído de partes indissociáveis, na hipótese de apresentação de cópia autenticada, em cartório ou administrativamente, ou de cópia simples, a contemporaneidade somente poderá ser analisada se a cópia contiver as partes essenciais que garantam a verificação da ordem cronológica dos registros e anotações, bem como a data de emissão.

§ 2º - O teor e a integridade dos documentos apresentados ao INSS em cópia simples são de responsabilidade do segurado, podendo o INSS exigir, a qualquer tempo, os documentos originais para fins de apuração de irregularidades ou erros materiais, caso existam indícios a esse respeito, ficando o segurado sujeito às sanções administrativas, civis e penais aplicáveis.

- Aplicam-se as orientações desta Seção, bem como o disposto no art. 557, no que couber, aos documentos em meio eletrônico apresentados ao INSS, entendendo-se por: [[Instrução Normativa INSS/PRES 128/2022, art. 557.]]

Redação anterior (original): [Art. 558 - Aplicam-se as orientações desta Seção aos documentos em meio eletrônico apresentados ao INSS, entendendo-se por:]

I - documento em meio eletrônico: unidade de registro de informações, acessível e interpretável por um equipamento eletrônico, podendo ser registrado e codificado em forma analógica ou em dígitos binários;

II - documento digital: espécie de documento em meio eletrônico, consistindo em informação registrada e codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional, podendo ser:

a) documento nato-digital: criado originariamente em meio eletrônico; ou

b) documento digitalizado: obtido a partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital;

III - assinatura digital: representação digital única que associa signatário a documento eletrônico, garante integridade e autoria, sendo provida por processo criptográfico, baseado em certificação digital;

IV - certificado digital: conjunto de dados de computador, gerados por uma Autoridade Certificadora, devidamente credenciada na forma da legislação em vigor, que se destina a registrar, de forma única, exclusiva e intransferível, a relação existente entre uma chave de criptografia e uma pessoa física, jurídica, máquina ou aplicação;

V - carimbo do tempo: documento eletrônico emitido por uma parte confiável, a Autoridade de Carimbo do Tempo - ACT, que serve como evidência de que uma informação digital existia numa determinada data e hora. Ao ser aplicado a uma assinatura digital ou a um documento, prova que este já existia na data incluída no carimbo do tempo;

VI - ACT: entidade que tem a responsabilidade geral pelo fornecimento do carimbo do tempo, credenciada de acordo com a política, os critérios e as normas técnicas do Comitê Gestor da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras - ICP-Brasil, nos termos do Decreto 6.605, de 14/10/2008;

VII - assinatura digital da ICP-Brasil é aquela que:

a) esteja associada inequivocamente a um par de chaves criptográficas que permita identificar o signatário;

b) seja produzida por dispositivo seguro de criação de assinatura;

c) esteja vinculada ao documento eletrônico a que diz respeito, de tal modo que qualquer alteração subsequente neste seja plenamente detectável; e

d) esteja baseada em um certificado ICP-Brasil, válido à época da sua aposição.

- A juntada de documento digitalizado pelo INSS, em processo eletrônico, deverá ser acompanhada da conferência da integridade deste documento, conforme estabelecido pelo Decreto 8.539, de 8/10/2015.

§ 1º - A conferência prevista no caput contemplará o registro em campo específico do sistema informatizado do INSS, que indicará se o documento apresentado se trata de original, cópia autenticada em cartório, cópia autenticada administrativamente ou cópia simples não autenticada.

§ 2º - O documento digitalizado pelo INSS a partir de:

I - original: deverá ser autenticado no sistema informatizado, por servidor deste Instituto, cabendo o registro, em campo específico desse sistema, da informação de que foi apresentado documento original;

II - cópia autenticada, em cartório ou administrativamente: não deverá ser autenticado no sistema informatizado, cabendo o registro, em campo específico desse sistema, da informação de que foi apresentada cópia autenticada, em cartório ou administrativamente, conforme o caso; e

III - cópia simples: não deverá ser autenticado no sistema informatizado, cabendo o registro, em campo específico desse sistema, da informação de que foi apresentada cópia simples.

§ 3º - Os documentos resultantes da digitalização de cópia autenticada em cartório e de cópia autenticada administrativamente, possuem efeito legal de cópia simples, mas geram valor probante para a comprovação de tempo de serviço ou contribuição, sendo devida a apresentação do seu original nas seguintes hipóteses:

I - a qualquer tempo, quando constatada, por órgão competente, a ocorrência de falsificação, ocasião em que o documento digital será desconsiderado na análise;

II - quando houver impugnação formulada por algum interessado, terceiro ou ente da Administração Pública, de forma motivada e fundamentada quanto à falsificação; e

III - a critério da administração, conforme ato normativo da área técnica, desde que a solicitação ocorra dentro do prazo legal.

§ 4º - Os documentos resultantes da digitalização de cópia simples pelo INSS possuem efeito legal de cópia simples e, em relação ao seu valor probante, deve ser aplicado o disposto no art. 563 e, no que couber, o disposto no art. 30. [[Instrução Normativa INSS/PRES 128/2022, art. 30. Instrução Normativa INSS/PRES 128/2022, art. 563.]]

§ 5º - Os documentos digitalizados pelo segurado, a partir de original, cópia autenticada em cartório ou administrativamente ou cópia simples, possuem efeito legal de cópia simples, e em relação ao seu valor probante, deve ser aplicado o disposto no art. 563 e, no que couber, o disposto no art. 30. [[Instrução Normativa INSS/PRES 128/2022, art. 30. Instrução Normativa INSS/PRES 128/2022, art. 563.]]

- O documento produzido em meio eletrônico, apresentado ao INSS em seu formato original, mediante utilização de sistema informatizado definido e disponibilizado por este Instituto, somente será considerado como autenticado quando assinado por meio de certificado digital proveniente da ICP-Brasil, que lhe garanta autenticidade e integridade, conforme § 1º do art. 10 da Medida Provisória 2.200-2, de 24/08/2001, e com carimbo do tempo, que possibilitará a conferência da sua contemporaneidade. [[Medida Provisória 2.200-2/2001, art. 10.]]

§ 1º - Para fins de prova perante o INSS, o documento eletrônico mencionado no caput é aquele exclusivamente digital, contendo informação registrada e codificada em dígitos binários, sendo emitido e armazenado eletronicamente, que enquanto em suporte digital permite a rastreabilidade, sendo possível identificar quem o assinou e quando foi assinado, e se o conteúdo foi ou não adulterado.

§ 2º - O carimbo de tempo oferece a informação de data e hora em que o documento foi submetido à entidade emissora do carimbo, e não a data e hora da criação desse documento.

§ 3º - O documento impresso ou gerado em formato de arquivo a partir de um conteúdo digital de documento eletrônico, não poderá ser utilizado como elemento de prova perante o INSS, por não ser possível atestar a sua autenticidade e integridade, observado o § 4º.

§ 4º - Nas situações em que for apresentado documento impresso ou arquivo proveniente de conteúdo em meio digital, os dados nele contidos somente poderão ser utilizados como elemento de prova perante o INSS se o documento ou arquivo permitir a verificação da autenticidade e do conteúdo mediante informação do endereço eletrônico e do código ou chave de autenticação, o que não afasta a necessidade de avaliação da contemporaneidade, conforme o caso.

- Conforme o art. 1º do Decreto 1.799, de 30/01/1996, a microfilmagem, em todo território nacional, autorizada pela Lei 5.433, de 8/05/1968, abrange os documentos oficiais ou públicos, de qualquer espécie e em qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo, Judiciário e Legislativo, inclusive da Administração indireta da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, e os documentos particulares ou privados, de pessoas físicas ou jurídicas. [[Decreto 1.799/1996, art. 1º.]]

Parágrafo único - Entende-se por microfilme o resultado do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução.

- Os documentos microfilmados por empresas ou cartórios, ambos registrados por órgão do Ministério da Justiça e Segurança Pública, apresentados em cópia perfeitamente legível e devidamente autenticada, fazem a mesma prova dos originais e deverão ser aceitos pelo INSS, sem a necessidade de diligência junto à empresa para verificar o filme e comprovar sua autenticidade.

§ 1º - A cópia de documento privado microfilmado deverá estar autenticada, com carimbo aposto em todas as folhas, pelo cartório responsável pelo registro da autenticidade do microfilme e que satisfaça os requisitos especificados no Decreto 1.799/1996.

§ 2º - A confirmação do registro das empresas e cartórios poderá ser feita por meio de consulta ao órgão do Ministério da Justiça e Segurança Pública responsável pelo registro.

§ 3º - O documento não autenticado na forma do § 1º não poderá ser aceito para a instrução de processos previdenciários, podendo, na impossibilidade de apresentação do documento original, ser confirmado por meio de Pesquisa Externa.

- Dispensa-se a autenticação dos documentos apresentados, ainda que em cópias simples, seja por meio físico ou eletrônico, para a análise de requerimento de benefícios e serviços, salvo expressa previsão legal ou existência de dúvida fundamentada quanto à autenticidade ou integridade do documento, ficando o responsável pela apresentação das cópias sujeito às sanções administrativas, civis e penais aplicáveis.

§ 1º - Entende-se como dúvida fundamentada aquela firmada com base em motivos fortes e seguros, que foge ao senso comum e, por si, não levam ao convencimento acerca da veracidade das informações apresentadas.

§ 2º - Somente serão exigidos certidões ou documentos expedidos por órgãos públicos quando não for possível a sua obtenção diretamente do órgão ou da entidade responsável pela base de dados oficial.

§ 3º - O INSS poderá exigir a qualquer tempo os documentos originais das cópias apresentadas no processo, para fins de instrução de programa permanente de revisão da concessão e da manutenção dos benefícios por ele administrados.

- As Certidões de Nascimento, Casamento e Óbito são válidas a qualquer tempo, dotadas de fé pública e o seu conteúdo não poderá ser questionado, nos termos do Código Civil.

§ 1º - Existindo indício de erro ou falsidade do documento, caberá ao INSS adotar as medidas necessárias para apurar o fato.

§ 2º - Para produzirem efeitos perante o INSS, as certidões civis de nascimento, casamento e óbito emitidas no exterior, no caso de:

I - brasileiros, deverão ser registradas no 1º Ofício de Registro Civil de Pessoas Naturais do domicílio do registrado ou no 1º Ofício do Distrito Federal, os quais farão o traslado das certidões emitidas por autoridade consular brasileira ou por autoridade estrangeira competente; e

II - estrangeiros, deverão ser registradas no Cartório de Registro de Títulos e Documentos, acompanhadas:

a) da respectiva tradução juramentada, quando não estiver redigida em língua portuguesa, e do apostilamento realizado pela autoridade do país emissor, caso sejam emitidas por países signatários da Convenção sobre a eliminação da exigência de legalização de documentos estrangeiros, aprovada pelo Decreto Legislativo 148, de 12/06/2015, e promulgada pelo Decreto 8.660, de 29/01/2016; ou

b) da legalização realizada junto às Repartições Consulares do Brasil no exterior.

Redação anterior (original): [§ 2º - Para produzirem efeito perante o INSS, as Certidões Civis de Nascimento, Casamento e Óbito emitidas no exterior devem ser traduzidas por tradutor público juramentado no Brasil, caso não estejam redigidas em língua portuguesa, registradas em cartório e, quando emitidas por autoridade estrangeira, estar acompanhadas do respectivo apostilamento ou legalizadas junto às Repartições Consulares do Brasil no exterior, sem prejuízo das disposições dos Acordos Internacionais de Previdência Social. ]

§ 3º - (Revogado pela Instrução Normativa INSS/PRES 141/2022, art. 3º, VIII).

Redação anterior (original): [§ 3º - As disposições do § 2º não se aplicam aos documentos oriundos da França, conforme art. 565. ] [[Instrução Normativa INSS/PRES 128/2022, art. 565.]]

§ 4º - A apresentação de Certidão de Casamento realizada no exterior sem os requisitos de validade previstos no § 2º não impede que a análise da condição de dependente prossiga, com vistas ao reconhecimento de união estável.

- Conforme Acordo de Cooperação em Matéria Civil firmado entre o Governo da República Federativa do Brasil e o Governo da República Francesa, em 28/05/1996, promulgado pelo Decreto 3.598/2000, os seguintes documentos estão dispensados de legalização no Consulado, quando emitidos na França, para ter efeito no Brasil:

I - os documentos que emanem de um tribunal, do Ministério Público, de um escrivão ou de um Oficial de Justiça;

II - as certidões de estado civil;

III - os atos notariais; e

IV - os atestados oficiais, tais como transcrições de registro, vistos com data definida e reconhecimentos de firmas apostas num documento particular.

§ 1º - As certidões de nascimento, casamento e óbito, ainda que oriundas da França, para produzirem efeitos no Brasil, devem ser registradas no Brasil, observando-se os procedimentos descritos no § 2º do art. 564; [[Instrução Normativa INSS/PRES 128/2022, art. 564.]]

Redação anterior (original): [§ 1º - As Certidões de Nascimento, Casamento e Óbito, ainda que oriundas da França, para produzirem efeitos no Brasil, precisam ser registradas no Registro de Títulos e Documentos, conforme Lei 6.015, de 31/12/1973. ]

§ 2º - Enquadra-se no rol de documentos do caput os seguintes:

a) Atestado de Vida;

b) Procuração Pública emitida por Tabelião;

c) Procuração Particular com reconhecimento de firma;

d) Termos de Guarda, Tutela ou Curatela; e

e) Certidões de Nascimento e Casamento.

- Constatada a ausência de elemento necessário ao reconhecimento do direito ou serviço pleiteado, o servidor deverá emitir carta de exigências elencando providências e documentos necessários, com prazo mínimo de 30 (trinta) dias para cumprimento, contados da data da ciência.

§ 1º - Para fins de acompanhamento do prazo, deverá ser observado o disposto nos arts. 548 e 549. [[Instrução Normativa INSS/PRES 128/2022, art. 548. Instrução Normativa INSS/PRES 128/2022, art. 549.]]

§ 2º - O prazo previsto no caput poderá ser prorrogado por igual período, mediante pedido justificado do interessado.

§ 3º - Apresentada a documentação solicitada ou caso o requerente declare formalmente, a qualquer tempo, não os possuir, o requerimento deverá ser decidido de imediato, com análise de mérito, seja pelo deferimento ou indeferimento.

§ 4º - Esgotado o prazo para o cumprimento da exigência sem que os documentos tenham sido apresentados, o processo deverá ser encerrado com ou sem análise de mérito, conforme disposto no § 4º do art. 574. [[Instrução Normativa INSS/PRES 128/2022, art. 574.]]

§ 5º - Caso haja manifestação formal do segurado no sentido de não dispor de outras informações ou documentos úteis, diversos daqueles apresentados ou à disposição do INSS, será proferida a decisão administrativa com análise do mérito do requerimento.

§ 6º - Constitui obrigação do interessado ou representante juntar ao seu requerimento toda a documentação útil à comprovação de seu direito, principalmente em relação aos fatos que não constam na base cadastral da Previdência Social.

§ 7º - Na hipótese de apresentação extemporânea da documentação disposta no § 6º, os efeitos financeiros serão fixados na data da apresentação desta documentação.

§ 8º - Para efeito do disposto no § 7º, considera-se apresentação extemporânea aquela efetuada após a decisão do INSS, em sede de requerimento de revisão ou recurso.

- A JA constitui meio utilizado para suprir a falta ou insuficiência de documento ou para produzir prova de fato ou circunstância de interesse dos beneficiários, perante o INSS, por meio da oitiva de testemunhas.

Parágrafo único - Quando o processamento da JA for necessário para corroborar início de prova material, deve ser verificada a razoabilidade da relação entre o documento apresentado e aquilo que se pretende comprovar.

- Somente será processada JA para fins de comprovação de tempo de serviço, dependência econômica, união estável, atividade especial, exclusão de dependentes ou outra relação não passível de comprovação em registro público, se estiver baseada em início de prova material contemporânea aos fatos.

Redação anterior (original): [Art. 568 - Somente será processada JA para fins de comprovação de tempo de serviço, dependência econômica, união estável ou outra relação não passível de comprovação em registro público, se estiver baseada em início de prova material contemporânea aos fatos. ]

§ 1º - Não será admitida a JA quando:

I - a prova for exclusivamente testemunhal;

Redação anterior (original): [I - depender de prova exclusivamente testemunhal; ]

II - o fato a comprovar exigir registro público de casamento, de idade ou de óbito, ou de qualquer ato jurídico para o qual a lei prescreve forma especial.

§ 2º - Dispensa-se o início de prova material quando houver ocorrência de motivo de força maior ou caso fortuito.

§ 3º - A comprovação dos motivos referidos no § 2º será realizada com a apresentação do registro no órgão competente, feito em época própria, ou mediante elementos de convicção contemporâneos aos fatos.

§ 4º - A prova material apresentada terá validade apenas para a pessoa referida no documento, sendo vedada sua utilização por terceiros.

- As provas de união estável e de dependência econômica exigem início de prova material contemporânea dos fatos, produzido em período não superior a 24 (vinte e quatro) meses anterior à data do óbito ou do recolhimento à prisão do segurado, não admitida a prova exclusivamente testemunhal, exceto na ocorrência de motivo de força maior ou caso fortuito, conforme disposto no regulamento.

- Para o processamento de JA, o interessado deverá apresentar, além do início de prova material, requerimento expondo os fatos que pretende comprovar, elencando testemunhas idôneas em número não inferior a 2 (dois) e nem superior a 6 (seis), cujos depoimentos possam levar à convicção dos fatos alegados.

Parágrafo único - Não podem ser testemunhas os menores de 16 (dezesseis) anos e o cônjuge, o companheiro ou a companheira, os ascendentes, os descendentes e os colaterais, até o terceiro grau, por consanguinidade ou afinidade.

- O início de prova material para fins de atualização do CNIS deve ser contemporâneo aos fatos alegados, observadas as seguintes disposições:

I - o filiado deverá apresentar documento com a identificação da empresa ou equiparado, cooperativa, empregador doméstico ou OGMO/sindicato, referente ao exercício do trabalho que pretende provar, na condição de segurado empregado, contribuinte individual, empregado doméstico ou trabalhador avulso, respectivamente;

II - o empregado, o contribuinte individual e o trabalhador avulso, que exerça atividade de natureza rural, deverá apresentar, também, documento consignando a atividade exercida ou qualquer outro elemento que identifique a natureza rural da atividade;

III - deverá ser apresentado um documento como marco inicial e outro como marco final e, na existência de indícios que tragam dúvidas sobre a continuidade do exercício de atividade no período compreendido entre o marco inicial e final, poderão ser exigidos documentos intermediários; e

IV - a aceitação de um único documento está restrita à prova do ano a que ele se referir, ressalvado os casos em que se exige uma única prova para cada metade do período de carência.

§ 1º - Para a comprovação de tempo de serviço por processamento de JA, o interessado deverá juntar prova oficial da existência da empresa no período requerido, salvo na possibilidade de verificação por meio de sistemas corporativos disponíveis ao INSS.

§ 2º - Para efeito do § 1º, servem como provas de existência da empresa, dentre outras, as certidões expedidas por órgãos do Município, Secretaria de Fazenda, Junta Comercial, Cartório de Registro Especial ou Cartório de Registro Civil, nas quais constem nome, endereço e razão social do empregador e data de encerramento, de transferência ou de falência da empresa.

§ 3º - Poderá ser aceito laudo de exame documentoscópico com parecer grafotécnico como início de prova material, desde que realizado por perito especializado.

- A Justificação Judicial - JJ constitui meio utilizado para suprir a falta ou insuficiência de documento ou produzir prova de fato ou circunstância de interesse dos beneficiários, perante juízo, por meio da oitiva de testemunhas.

§ 1º - A homologação da JJ pelo INSS dispensa o processamento de JA para a mesma finalidade.

§ 2º - Para fins de homologação, deverá ser observado se a Justificação foi realizada com base em início de prova material contemporânea dos fatos a provar, podendo a sua falta ser suprida no processo administrativo.

- Entende-se por Pesquisa Externa as atividades realizadas junto a beneficiários, empresas, órgãos públicos, entidades representativas de classe, cartórios e demais entidades e profissionais credenciados, necessárias para a atualização do CNIS, o reconhecimento, manutenção e revisão de direitos, bem como para o desempenho das atividades de serviço social, habilitação e reabilitação profissional, além do acompanhamento da execução dos contratos com as instituições financeiras pagadoras de benefícios.

§ 1º - Caberá solicitação de Pesquisa Externa apenas nas situações expressamente previstas em ato normativo editado pelo Presidente do INSS.

§ 2º - A Pesquisa Externa será realizada por servidor do INSS previamente designado por meio de Portaria.

§ 3º - Quando da realização de Pesquisa Externa, a empresa, o equiparado à empresa e o empregador doméstico colocarão à disposição de servidor designado por dirigente do INSS as informações ou registros de que dispuser, inclusive relativos aos registros eletrônicos no eSocial, referentes a segurado a seu serviço e previamente identificado, para fins de instrução ou revisão de processo de reconhecimento de direitos e outorga de benefícios do RGPS, bem como para inclusão, alteração, ratificação ou exclusão das informações constantes do CNIS, independentemente de requerimento de benefício.

§ 4º - No caso de órgão público, poderá ser dispensada a Pesquisa Externa quando, por meio de ofício, restar esclarecido o que se pretende comprovar.