Legislação

- Os livros poderão ser previamente encadernados ou compilados em folhas soltas, deles constando termo de abertura e termo de encerramento devidamente assinados pelo tabelião ou oficial de registro ou preposto com poderes para tanto.

Parágrafo único - Constará no termo de abertura a data em que o primeiro ato do livro for praticado e, no termo de encerramento, a data em que o último ato do livro for praticado.

- Os livros previamente encadernados terão de 100 (cem) a 300 (trezentas) folhas numeradas.

- Os livros em folhas soltas terão até 300 (trezentas) folhas numeradas, em tamanho padronizado pela serventia, recomendando-se o uso dos tamanhos Ofício ou A4.

§ 1º - Cada folha, tanto no anverso quanto no verso, atenderá às seguintes especificações:

I - margens superior e inferior suficientes para a boa qualidade da impressão;

II - margem lateral interna adequada para futura encadernação;

III - espaço necessário para eventuais anotações e averbações, bem como para colheita das rubricas das partes, observadas as determinações legais.

§ 2º - Os livros em folhas soltas, logo após concluído seu uso, serão encadernados, vedada a utilização de grampo, parafuso ou espiral.

- O livro poderá ultrapassar o limite de folhas de modo a permitir a finalização do último ato praticado, fazendo constar da folha de encerramento menção à sua data e natureza.

- Os livros de registro, bem como as fichas que os substituam, somente sairão da respectiva serventia mediante autorização judicial.

Parágrafo único - Independe de autorização judicial a retirada do livro da serventia nos casos de celebração de casamento civil em local diverso ou de encadernação, durante o tempo estritamente necessário à prática desses atos, sob a responsabilidade do titular da serventia ou do interino.

- Adotado o sistema de escrituração eletrônica ou de registro eletrônico, a serventia deverá obrigatoriamente adotar sistema de backup, que será atualizado com periodicidade não superior a 1 (um) mês e terá ao menos uma de suas cópias arquivada em local distinto da serventia, facultado o uso de servidores externos ou qualquer espécie de sistema de mídia eletrônica ou digital que contenha requisitos de segurança.

§ 1º - Deverá ser formado e mantido arquivo de segurança dos documentos eletrônicos que integrarem o acervo do serviço notarial ou de registro, mediante backup em mídia eletrônica, digital ou outro método hábil a sua preservação.

§ 2º - Os arquivos eletrônicos, os backups e o banco de dados integrarão o acervo da serventia e deverão ser transmitidos ao novo titular da delegação em caso de extinção da delegação anterior, ou ao novo responsável pelo serviço, em conjunto com os softwares que permitam seu pleno uso e atualização.

§ 3º - Poderão ser mantidos exclusivamente em meio eletrônico os livros de protocolo, de registro diário auxiliar da receita e da despesa, de editais de proclamas e de controle de depósito prévio, bem como outros que a Corregedoria Geral de Justiça venha a autorizar, desde que preenchidos os requisitos estabelecidos pelo Provimento da Corregedoria Nacional de Justiça 74, de 31/07/2018, que [dispõe sobre padrões mínimos de tecnologia da informação para a segurança, integridade e disponibilidade de dados para a continuidade da atividade pelos serviços notariais e de registro do Brasil e dá outras providências]. [[ Provimento CNJ 74/2018.]]

- Os livros, fichas, documentos, recibos e demais papéis mantidos fisicamente na serventia serão arquivados mediante utilização de processos que facilitem as buscas.

- Os serviços notariais e de registro estão autorizados a adotar a Tabela de Temporalidade de Documentos anexa ao Provimento da Corregedoria Nacional de Justiça 50, de 28/09/2015, que [dispõe sobre a conservação de documentos nos cartórios extrajudiciais], com a observância das disposições do Provimento mencionado. [[Provimento CNJ 50/2015.]]

- Após o decurso do prazo previsto na Tabela de Temporalidade de Documentos referida no art. 88 deste Provimento Conjunto, conforme o caso, os documentos arquivados em meio físico nos serviços notariais e de registro poderão ser inutilizados, por processo de trituração ou fragmentação de papel, resguardados e preservados o interesse histórico e o sigilo, ressalvando-se os livros e os documentos para os quais seja determinada a manutenção do original em papel, que serão arquivados permanentemente na serventia. [[Provimento Conjunto CGJ/MG 93/2020, art. 88.]]

§ 1º - É vedada a incineração dos documentos em papel, que deverão ser destinados à reciclagem, mediante coleta seletiva ou doação para associações de catadores de papel ou para entidades sem fins lucrativos.

§ 2º - Os responsáveis pelos serviços notariais e de registro comunicarão ao diretor do foro, impreterivelmente até 31 de maio e 30 de novembro de cada ano, toda e qualquer eliminação de documentos das serventias extrajudiciais ocorrida no semestre anterior.

§ 3º - A comunicação de que trata o § 2º deste artigo consignará expressamente:

I - data da eliminação dos documentos;

II - nome da comarca, município e distrito onde se localiza a serventia;

III - identificação do serviço notarial ou de registro;

IV - quantidade e volume/peso dos documentos eliminados;

V - código e assunto (tipo) dos documentos eliminados, segundo a Tabela de Temporalidade de Documentos mencionada no art. 88 deste Provimento Conjunto; [[Provimento Conjunto CGJ/MG 93/2020, art. 88.]]

VI - datas abrangidas pela eliminação;

VII - nome e endereço da entidade/associação à qual foram destinados os documentos eliminados;

VIII - nome do responsável pela avaliação de temporalidade dos documentos eliminados;

IX - nome e assinatura do responsável pelo serviço notarial ou de registro.

§ 4º - A cópia da comunicação referida nos §§ 2º e 3º deste artigo permanecerá arquivada na serventia, juntamente com o respectivo comprovante de entrega ao diretor do foro.

- O disposto nos arts. 88 e 89 deste Provimento Conjunto não se aplica aos documentos arquivados digitalmente ou em microfilme, os quais serão conservados permanentemente na serventia, observando-se o disposto no art. 86, também deste Provimento Conjunto. [[Provimento Conjunto CGJ/MG 93/2020, art. 86. Provimento Conjunto CGJ/MG 93/2020, art. 88. Provimento Conjunto CGJ/MG 93/2020, art. 89.]]

- Os arquivos poderão ser instalados em local externo à serventia mediante autorização prévia do diretor do foro.

- Todos os serviços notariais e de registro possuirão os seguintes livros administrativos:

I - Visitas e Correições;

II - Diário Auxiliar da Receita e da Despesa;

III - Controle de Depósito Prévio.

- Os livros previstos neste Capítulo serão abertos, numerados, autenticados e encerrados pelo delegatário, podendo utilizar-se, para esse fim, processo mecânico de autenticação previamente aprovado pela autoridade judiciária competente.

Parágrafo único - O termo de abertura deverá conter o número do livro, o fim a que se destina, o número de folhas que contém, a declaração de que todas as suas folhas estão rubricadas e o fecho, com data, nome do delegatário e assinatura.

- Com exceção do Livro de Visitas e Correições, a escrituração dos livros referidos neste Capítulo é de responsabilidade direta do delegatário, ainda que feita por seu preposto.

§ 1º - O Livro de Visitas e Correições será escriturado pelas competentes autoridades judiciárias fiscalizadoras e conterá 100 (cem) páginas, respondendo o delegatário pela guarda e integridade do conjunto de atos nele praticados.

§ 2º - O termo lavrado no Livro de Visitas e Correições consignará os seguintes dados:

I - data e local da visita ou correição;

II - número da Portaria correicional, se houver;

III - finalidade da visita;

IV - nome e cargo da autoridade fiscalizadora;

V - referência ao relatório de fiscalização a ser enviado à serventia, com as medidas saneadoras adotadas;

VI - assinatura dos presentes ao ato.

- Os delegatários de unidades cujos serviços admitam o depósito prévio de emolumentos manterão livro próprio, especialmente aberto para o controle das importâncias recebidas a esse título, no qual deverão estar indicados o número do protocolo, a data do depósito e o valor depositado, além da data de sua conversão em emolumentos resultantes da prática do ato solicitado, ou, conforme o caso, da data da devolução do valor depositado, quando o ato não for praticado.

Parágrafo único - Considerando a natureza dinâmica do Livro de Controle de Depósito Prévio, poderá este ser escriturado apenas eletronicamente, a critério do delegatário, ocorrendo sua impressão sempre que o diretor do foro ou a Corregedoria Geral de Justiça assim o determinar, sem prejuízo da manutenção de cópia atualizada em sistema de backup ou outro método hábil para sua preservação.

- O Livro Diário Auxiliar observará o modelo usual para a forma contábil e terá suas folhas divididas em colunas para anotação da data, da discriminação da receita e da despesa, além do valor respectivo, devendo, quando impresso em folhas soltas, ser encadernado logo após o término de seu uso.

- A receita será lançada no Livro Diário Auxiliar separadamente, por especialidade, de forma individualizada, no dia da prática do ato, ainda que o delegatário não tenha recebido os emolumentos, devendo estar discriminada sucintamente, de modo a possibilitar-lhe a identificação mediante a indicação, quando existente, do número do ato, ou do livro e da folha em que praticado, ou ainda o do protocolo.

§ 1º - Para a finalidade prevista no caput deste artigo, considera-se como dia da prática do ato o da lavratura e encerramento do ato notarial; para o serviço de notas, o do registro; para os serviços de registros de imóveis, títulos e documentos e civil de pessoas jurídicas, o do registro; para os atos não compensáveis do Registro Civil das Pessoas Naturais e para seus atos gratuitos, o do momento do recebimento do pagamento efetuado por fundo de reembolso de atos gratuitos e fundo de renda mínima.

§ 2º - No Tabelionato de Protesto, será considerado como dia da prática do ato o da lavratura do termo de cancelamento, o do acatamento do pedido de desistência e o do pagamento do título.

§ 3º - Os lançamentos relativos a receitas compreenderão os emolumentos previstos na Lei estadual 15.424/2004, exclusivamente na parte percebida como receita do próprio delegatário em razão dos atos efetivamente praticados, excluídas as quantias recebidas em depósito para a prática futura de atos, excluídos a TFJ e o Imposto Sobre Serviço de Qualquer Natureza - ISSQN e deduzidos os valores destinados ao RECOMPE-MG e as verbas indenizatórias previstas no art. 17 da Lei estadual 15.424/2004.

- É vedada a prática de cobrança parcial ou de não cobrança de emolumentos, ressalvadas as hipóteses de isenção, não incidência ou diferimento previstas na legislação específica.

- As despesas serão lançadas no dia em que se efetivarem e sempre deverão resultar da prestação do serviço delegado, sendo passíveis de lançamento no Livro Diário Auxiliar todas aquelas relativas a investimentos, custeio e pessoal, promovidas a critério do delegatário, dentre outras:

I - locação de bens móveis e imóveis utilizados para a prestação do serviço, incluídos os destinados à guarda de livros, equipamentos e restante do acervo da serventia;

II - contratação de obras e serviços para a conservação, ampliação ou melhoria dos prédios utilizados para a prestação do serviço público;

III - contratação de serviços, os terceirizados inclusive, de limpeza e de segurança;

IV - aquisição de móveis, utensílios, eletrodomésticos e equipamentos mantidos no local da prestação do serviço delegado, incluídos os destinados ao entretenimento dos usuários que aguardem a prestação do serviço e os de manutenção de refeitório;

V - aquisição ou locação de equipamentos (hardware), de programas (software) e de serviços de informática, incluídos os de manutenção prestados de forma terceirizada;

VI - formação e manutenção de arquivo de segurança;

VII - aquisição de materiais utilizados na prestação do serviço, incluídos os utilizados para a manutenção das instalações da serventia;

VIII - plano individual ou coletivo de assistência médica e odontológica contratado com entidade privada de saúde em favor dos prepostos e seus dependentes legais, assim como do titular da delegação e seus dependentes legais, caso se trate de plano coletivo em que estejam também incluídos os prepostos do delegatário;

IX - despesas trabalhistas com prepostos, incluídos FGTS, vale-alimentação, valetransporte e quaisquer outros valores que lhes integrem a remuneração, além das contribuições previdenciárias devidas ao INSS ou ao órgão previdenciário estadual;

X - custeio de cursos de aperfeiçoamento técnico ou formação jurídica fornecidos aos prepostos ou em que regularmente inscrito o titular da delegação, desde que voltados exclusivamente ao aprimoramento dos conhecimentos jurídicos ou, em relação aos prepostos, à melhoria dos conhecimentos em sua área de atuação;

XI - o valor de despesas com assessoria jurídica para a prestação do serviço extrajudicial;

XII - o valor de despesas com assessoria de engenharia para a regularização fundiária e a retificação de registro.

- Serão arquivados todos os comprovantes das despesas efetuadas, incluindo os de retenção do Imposto de Renda, pelo prazo mínimo de 5 (cinco) anos.

- Ao final de cada mês, serão somadas, em separado, as receitas e as despesas da unidade de serviço extrajudicial, com a apuração do saldo líquido, positivo ou negativo, do período.

- Ao final de cada exercício, será feito o balanço anual da unidade de serviço extrajudicial, com indicação das receitas, das despesas e do resultado líquido mês a mês, bem como a apuração do saldo positivo ou negativo do período.

- Anualmente, até o 10º (décimo) dia útil do mês de fevereiro, o Livro Diário Auxiliar será conferido pelo diretor do foro, que determinará, sendo o caso, as glosas necessárias, podendo, ainda, ordenar sua apresentação sempre que entender conveniente.

Parágrafo único - O requerimento de reexame da decisão que determina exclusão de lançamento de despesa deverá ser formulado no prazo do recurso administrativo previsto na Lei Complementar estadual 59/2001, contado de sua ciência pelo delegatário.

- É facultativa a utilização do Livro Diário Auxiliar também para fins de recolhimento do Imposto de Renda, ressalvada, nesta hipótese, a obrigação de o delegatário indicar quais as despesas não dedutíveis para essa finalidade e também o saldo mensal específico para fins de Imposto de Renda.

Parágrafo único - A mesma faculdade aplica-se para os fins de cálculo de ISSQN, hipótese em que deverá ser observada a legislação municipal.

- A impressão do Livro de Registro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa será realizada mensalmente até o dia 15 (quinze) do mês subsequente.

Parágrafo único - Fica dispensada a impressão prevista no caput deste artigo para as serventias que preencherem os requisitos estabelecidos pelo Provimento da Corregedoria Nacional de Justiça 74/2018. [[ Provimento CNJ 74/2018.]]

- O extravio ou a danificação que impeçam a leitura e o uso, no todo ou em parte, de qualquer livro dos serviços notariais ou de registro deverão ser imediatamente comunicados ao diretor do foro.

- A restauração de livro extraviado ou danificado deverá ser solicitada ao juiz de direito da vara de registros públicos ou, nas comarcas em que não houver vara específica, a juiz de direito de vara cível, pelo tabelião ou oficial de registro, podendo ser requerida pelos demais interessados.

Parágrafo único - A restauração poderá ter por objeto o todo ou a parte do livro que se encontrar extraviado ou deteriorado, ou ato notarial ou registro específico.

- Para a instrução do procedimento de autorização de restauração, poderá a autoridade indicada no art. 107 deste Provimento Conjunto requisitar novas certidões e cópias de livros, assim como cópias de outros documentos arquivados na serventia. [[Provimento Conjunto CGJ/MG 93/2020, art. 107.]]

- Autorizada a restauração nos termos do art. 107 deste Provimento Conjunto, esta será prontamente efetuada quando houver elementos constantes dos índices, arquivos, traslados, certidões e outros documentos apresentados pelo tabelião ou oficial de registro e pelos demais interessados. [[Provimento Conjunto CGJ/MG 93/2020, art. 107.]]

- A restauração do assentamento no Ofício de Registro Civil das Pessoas Naturais a que se referem o art. 109 e parágrafos da Lei 6.015/1973, poderá ser requerida perante a autoridade indicada no art. 107 deste Provimento Conjunto, no domicílio da pessoa legitimada para pleiteá-la, e será processada na forma prevista na referida lei. [[Lei 6.015/1973, art. 109. Provimento Conjunto CGJ/MG 93/2020, art. 107.]]

Parágrafo único - Quando proveniente de jurisdição diversa, o mandado autorizando a restauração deverá receber o [cumpra-se] do diretor do foro a que estiver subordinado o Ofício de Registro Civil das Pessoas Naturais em que lavrado o assento a ser restaurado.