Legislação

- Considera-se acervo documental, para fins do § 6º do art. 10 da Lei estadual 15.424/2004, o lote mínimo contendo cem (100) ou mais documentos. [[Lei MG 15.424/2004.]]

Parágrafo único - O registro de índice e respectivos anexos relativos a declarações de responsabilidade serão efetivados sob um único número de ordem de protocolo e de registro, com prazo de validade de 10 (dez) anos, que poderá ser renovado mediante requerimento a ser lançado em livro de protocolo e averbado ao registro originário.

- O registro do inteiro teor de livros empresariais ou fiscais poderá ser feito a partir dos livros formados em meio físico ou originariamente em meio eletrônico, assinados, física ou eletronicamente, pelos representantes legais da pessoa jurídica ou equivalente.

Parágrafo único - Cada livro será objeto de um único ato e número de ordem de protocolo e, em seguida, de um único número de ordem de registro.

- Os acervos eletrônicos deverão ser apresentados para custódia, preferencialmente, em mídia do tipo [disco rígido], estar acompanhados dos respectivos memoriais contendo o sistema de indexação e em conformidade com o disposto neste Título.

- Será parte nos registros de índices referidos no § 6º do art. 10 da Lei estadual 15.424/2004, apenas o apresentante, proprietário dos documentos a serem custodiados, sendo seu nome o único a figurar nos indicadores. [[Lei MG 15.424/2004, art. 10.]]

- Verificada a regularidade do material apresentado, serão registrados conjuntamente, sob um único número de ordem de registro, o requerimento, todos os termos que acompanhem o arquivo digital, o certificado de garantia do serviço executado por empresa especializada, o índice, sendo custodiadas todas as imagens contidas na mídia digital apresentada.

§ 1º - Efetivado o registro, a mídia eletrônica e todos os documentos apresentados serão devolvidos ao apresentante.

§ 2º - O registro do índice e a custódia das imagens serão certificados em meio eletrônico na mídia a ser devolvida ao apresentante mediante uso de assinatura digital em conformidade com os requisitos da ICP-Brasil.

- É autorizada a expedição, pelo Ofício de Registro de Títulos e Documentos, de certidões dos documentos contidos nos acervos custodiados, desde que previamente registrados individualmente na serventia.

- O documento integrante de acervo custodiado, na forma do § 6º do art. 10 da Lei estadual 15.424/2004, somente poderá ser objeto de certidão se solicitado pelo apresentante ou por procurador com poderes específicos. [[Lei MG 15.424/2004, art. 10.]]

Parágrafo único - O índice dos acervos eletrônicos e documentos digitais somente será objeto de certidão se os documentos não forem sigilosos ou se forem solicitados pelo apresentante, por procurador com poderes específicos ou, ainda, se requisitados por ordem judicial.