Legislação

- Todos os serviços notariais e de registro possuirão os seguintes livros administrativos:

I - Visitas e Correições;

II - Diário Auxiliar da Receita e da Despesa;

III - Controle de Depósito Prévio.

- Os livros previstos neste Capítulo serão abertos, numerados, autenticados e encerrados pelo delegatário, podendo utilizar-se, para esse fim, processo mecânico de autenticação previamente aprovado pela autoridade judiciária competente.

Parágrafo único - O termo de abertura deverá conter o número do livro, o fim a que se destina, o número de folhas que contém, a declaração de que todas as suas folhas estão rubricadas e o fecho, com data, nome do delegatário e assinatura.

- Com exceção do Livro de Visitas e Correições, a escrituração dos livros referidos neste Capítulo é de responsabilidade direta do delegatário, ainda que feita por seu preposto.

§ 1º - O Livro de Visitas e Correições será escriturado pelas competentes autoridades judiciárias fiscalizadoras e conterá 100 (cem) páginas, respondendo o delegatário pela guarda e integridade do conjunto de atos nele praticados.

§ 2º - O termo lavrado no Livro de Visitas e Correições consignará os seguintes dados:

I - data e local da visita ou correição;

II - número da Portaria correicional, se houver;

III - finalidade da visita;

IV - nome e cargo da autoridade fiscalizadora;

V - referência ao relatório de fiscalização a ser enviado à serventia, com as medidas saneadoras adotadas;

VI - assinatura dos presentes ao ato.

- Os delegatários de unidades cujos serviços admitam o depósito prévio de emolumentos manterão livro próprio, especialmente aberto para o controle das importâncias recebidas a esse título, no qual deverão estar indicados o número do protocolo, a data do depósito e o valor depositado, além da data de sua conversão em emolumentos resultantes da prática do ato solicitado, ou, conforme o caso, da data da devolução do valor depositado, quando o ato não for praticado.

Parágrafo único - Considerando a natureza dinâmica do Livro de Controle de Depósito Prévio, poderá este ser escriturado apenas eletronicamente, a critério do delegatário, ocorrendo sua impressão sempre que o diretor do foro ou a Corregedoria Geral de Justiça assim o determinar, sem prejuízo da manutenção de cópia atualizada em sistema de backup ou outro método hábil para sua preservação.

- O Livro Diário Auxiliar observará o modelo usual para a forma contábil e terá suas folhas divididas em colunas para anotação da data, da discriminação da receita e da despesa, além do valor respectivo, devendo, quando impresso em folhas soltas, ser encadernado logo após o término de seu uso.

- A receita será lançada no Livro Diário Auxiliar separadamente, por especialidade, de forma individualizada, no dia da prática do ato, ainda que o delegatário não tenha recebido os emolumentos, devendo estar discriminada sucintamente, de modo a possibilitar-lhe a identificação mediante a indicação, quando existente, do número do ato, ou do livro e da folha em que praticado, ou ainda o do protocolo.

§ 1º - Para a finalidade prevista no caput deste artigo, considera-se como dia da prática do ato o da lavratura e encerramento do ato notarial; para o serviço de notas, o do registro; para os serviços de registros de imóveis, títulos e documentos e civil de pessoas jurídicas, o do registro; para os atos não compensáveis do Registro Civil das Pessoas Naturais e para seus atos gratuitos, o do momento do recebimento do pagamento efetuado por fundo de reembolso de atos gratuitos e fundo de renda mínima.

§ 2º - No Tabelionato de Protesto, será considerado como dia da prática do ato o da lavratura do termo de cancelamento, o do acatamento do pedido de desistência e o do pagamento do título.

§ 3º - Os lançamentos relativos a receitas compreenderão os emolumentos previstos na Lei estadual 15.424/2004, exclusivamente na parte percebida como receita do próprio delegatário em razão dos atos efetivamente praticados, excluídas as quantias recebidas em depósito para a prática futura de atos, excluídos a TFJ e o Imposto Sobre Serviço de Qualquer Natureza - ISSQN e deduzidos os valores destinados ao RECOMPE-MG e as verbas indenizatórias previstas no art. 17 da Lei estadual 15.424/2004.

- É vedada a prática de cobrança parcial ou de não cobrança de emolumentos, ressalvadas as hipóteses de isenção, não incidência ou diferimento previstas na legislação específica.

- As despesas serão lançadas no dia em que se efetivarem e sempre deverão resultar da prestação do serviço delegado, sendo passíveis de lançamento no Livro Diário Auxiliar todas aquelas relativas a investimentos, custeio e pessoal, promovidas a critério do delegatário, dentre outras:

I - locação de bens móveis e imóveis utilizados para a prestação do serviço, incluídos os destinados à guarda de livros, equipamentos e restante do acervo da serventia;

II - contratação de obras e serviços para a conservação, ampliação ou melhoria dos prédios utilizados para a prestação do serviço público;

III - contratação de serviços, os terceirizados inclusive, de limpeza e de segurança;

IV - aquisição de móveis, utensílios, eletrodomésticos e equipamentos mantidos no local da prestação do serviço delegado, incluídos os destinados ao entretenimento dos usuários que aguardem a prestação do serviço e os de manutenção de refeitório;

V - aquisição ou locação de equipamentos (hardware), de programas (software) e de serviços de informática, incluídos os de manutenção prestados de forma terceirizada;

VI - formação e manutenção de arquivo de segurança;

VII - aquisição de materiais utilizados na prestação do serviço, incluídos os utilizados para a manutenção das instalações da serventia;

VIII - plano individual ou coletivo de assistência médica e odontológica contratado com entidade privada de saúde em favor dos prepostos e seus dependentes legais, assim como do titular da delegação e seus dependentes legais, caso se trate de plano coletivo em que estejam também incluídos os prepostos do delegatário;

IX - despesas trabalhistas com prepostos, incluídos FGTS, vale-alimentação, valetransporte e quaisquer outros valores que lhes integrem a remuneração, além das contribuições previdenciárias devidas ao INSS ou ao órgão previdenciário estadual;

X - custeio de cursos de aperfeiçoamento técnico ou formação jurídica fornecidos aos prepostos ou em que regularmente inscrito o titular da delegação, desde que voltados exclusivamente ao aprimoramento dos conhecimentos jurídicos ou, em relação aos prepostos, à melhoria dos conhecimentos em sua área de atuação;

XI - o valor de despesas com assessoria jurídica para a prestação do serviço extrajudicial;

XII - o valor de despesas com assessoria de engenharia para a regularização fundiária e a retificação de registro.

- Serão arquivados todos os comprovantes das despesas efetuadas, incluindo os de retenção do Imposto de Renda, pelo prazo mínimo de 5 (cinco) anos.

- Ao final de cada mês, serão somadas, em separado, as receitas e as despesas da unidade de serviço extrajudicial, com a apuração do saldo líquido, positivo ou negativo, do período.

- Ao final de cada exercício, será feito o balanço anual da unidade de serviço extrajudicial, com indicação das receitas, das despesas e do resultado líquido mês a mês, bem como a apuração do saldo positivo ou negativo do período.

- Anualmente, até o 10º (décimo) dia útil do mês de fevereiro, o Livro Diário Auxiliar será conferido pelo diretor do foro, que determinará, sendo o caso, as glosas necessárias, podendo, ainda, ordenar sua apresentação sempre que entender conveniente.

Parágrafo único - O requerimento de reexame da decisão que determina exclusão de lançamento de despesa deverá ser formulado no prazo do recurso administrativo previsto na Lei Complementar estadual 59/2001, contado de sua ciência pelo delegatário.

- É facultativa a utilização do Livro Diário Auxiliar também para fins de recolhimento do Imposto de Renda, ressalvada, nesta hipótese, a obrigação de o delegatário indicar quais as despesas não dedutíveis para essa finalidade e também o saldo mensal específico para fins de Imposto de Renda.

Parágrafo único - A mesma faculdade aplica-se para os fins de cálculo de ISSQN, hipótese em que deverá ser observada a legislação municipal.

- A impressão do Livro de Registro Diário Auxiliar da Receita e da Despesa será realizada mensalmente até o dia 15 (quinze) do mês subsequente.

Parágrafo único - Fica dispensada a impressão prevista no caput deste artigo para as serventias que preencherem os requisitos estabelecidos pelo Provimento da Corregedoria Nacional de Justiça 74/2018. [[ Provimento CNJ 74/2018.]]